Czy warto zakazywać używania telefonu w miejscu pracy?

Dla wielu z nas smartfon stał się wszechobecnym towarzyszem i zwykle jest czymś więcej, niż tylko telefonem. Dzięki stałej dostępności do treści online oraz możliwości ciągłego kontaktu z innymi za pośrednictwem komunikatorów, ten przedmiot może nas rozpraszać — także w pracy.

22.06.2021Aktualizacja: 22.06.2021Opublikował: Robert Jakubczak

Właśnie przez to wielu pracodawców patrzy podejrzliwie na swoich pracowników, którzy korzystają ze smartfonów w czasie pracy. Stosowane przez nich środki zaradcze obejmują m.in. proszenie o dobrowolne powstrzymanie się od ich używania lub zwyczajny zakaz korzystania ze smartfonów w miejscu pracy na podstawie wewnętrznej umowy. Ale czy takie środki faktycznie działają, a jeśli tak, to w jaki sposób?

Te pytania są obecnie rozpatrywane przez interdyscyplinarny zespół ekonomistów i socjologa z uniwersytetów w Konstancji, Lüneburgu i Vechcie w ramach kompleksowego eksperymentu terenowego.

Badanie, które zostało opublikowane w czasopiśmie Experimental Economics pokazuje, że korzyści łynące z zabraniania używania smartfonów w miejscu pracy zależą od rodzaju wykonywanych działań: w przypadku standardowych, rutynowych zadań nastąpił wymierny wzrost wydajności w wyniku „miękkich” zakazów (chodzi o zakazy, które nie są sankcjonowane). W przeciwieństwie do tego nie poprawiły one znacząco wykonywania bardziej złożonych zadań.

Badanie wykazało, że możliwymi czynnikami sukcesu miękkich zakazów, jest fakt, że mogą one zmienić postrzeganie norm społecznych przez ludzi. Pracownicy mogą sobie pomyśleć, że wolność wyboru pozostaje w ich gestii, dzięki czemu wykażą oni zrozumienie dla tej sytuacji i użytych środków.

Kierownictwo korporacji nie zgadza się co do skuteczności

Wiele firm uważa, że rozpraszanie personelu poprzez korzystanie z prywatnych smartfonów w miejscu pracy jest problematyczne. Ponieważ jednak telefony są własnością prywatną, surowy zakaz ich używania jest trudny do kontrolowania i wyegzekwowania, zwłaszcza w czasach, gdy ludzie coraz częściej pracują w domu. Dlatego podejmowane przez firmy działania w większości nie wykraczają poza tzw. „miękkie”, niemonitorowane zakazy, których lekceważenie nie ma żadnych konsekwencji. Przykładem miękkiego zakazu może być pisemny apel do pracowników o nieużywanie smartfona w czasie pracy. Jednak istnieje spora różnica zdań wśród pracodawców co do skuteczności takich miękkich zakazów.

„Ankieta, którą przeprowadziliśmy we współpracy z Izbą Przemysłowo-Handlową w Berlinie pokazała, że około 20 procent ankietowanych firm już stosuje miękkie zakazy korzystania ze smartfonów” – mówi dr Adrian Chadi, młodszy profesor ekonomii personelu i zarządzania zasobami ludzkimi z Uniwersytetu w Konstancji i jeden z autorów niniejszego opracowania. Z kolei około połowa z tych 20 procent uważa, że środki są skuteczne, a druga połowa wątpi, że na wydajność siły roboczej pozytywnie wpływają miękkie zakazy dotyczące telefonów.

Badanie telefoniczne jako eksperyment terenowy

Aby uzyskać większą jasność w tym zakresie, naukowcy przeprowadzili zakrojony na szeroką skalę eksperyment terenowy: ponad 100 studentom przydzielono zadanie wydzwaniania na listy numerów telefonów w ramach rzeczywistej pracy i przeprowadzenia wywiadów z wolontariuszami. W tym kontekście na część studentów nałożono miękki zakaz używania prywatnego telefonu w czasie pracy, podczas gdy pozostałym nie zakazano wyraźnie korzystania ze smartfonów.

Porównanie wyników obu grup wykazało, że uczniowie z zakazem korzystania z prywatnych smartfonów wykonali o około dziesięć procent więcej połączeń na godzinę niż uczniowie bez zakazu. Zakaz nie miał jednak wyraźnego wpływu na liczbę pomyślnie zakończonych wywiadów, co sugeruje, że powodzenie zakazu używania telefonów w miejscu pracy zależy od konkretnego rodzaju pracy. „W przypadku mniej wymagających rutynowych zadań, takich, jak przeszukiwanie długiej listy numerów telefonów, warto nie rozpraszać się prywatnym smartfonem. W przypadku bardziej złożonych, kreatywnych zadań, takich jak przekonywanie nieznajomych (wolontariuszy) do wzięcia udziału w ankiecie, okazjonalne korzystanie z prywatnego smartfona między rozmowami wydaje się mniej szkodliwe” – mówi Chadi.

Sekrety sukcesu „miękkich” zakazów

W ramach dalszych ankiet badacze przyjrzeli się bliżej przyczynom skuteczności miękkich zakazów na używanie smartfonów. Jednym z wyjaśnień było to, że zakazy mogą zmienić postrzeganie przez pracowników tego, co jest społecznie właściwe. „Normy społeczne odgrywają ważną rolę w kontekście zakazów. Miękkie zakazy mogą sprawić, że sami pracownicy uznają, że korzystanie ze smartfonów w czasie pracy jest mniej odpowiednie” – wyjaśnia Chadi. „Oznacza to, że firmy mogą mieć nadzieję na zwiększenie produktywności siły roboczej dzięki miękkim zakazom – bez kar i monitorowania prowadzącego do nieufności, odrzucenia lub negatywnego wpływu na produktywność w wyniku spadku motywacji”.

Rzeczywiście, ocena wywiadów uzupełniających z uczniami biorącymi udział w eksperymencie terenowym wykazała, że grupa z miękkim zakazem używania smartfonów korzystała z nich znacznie rzadziej w czasie pracy niż grupa bez żadnego zakazu. To może wyjaśniać opisaną różnicę w produktywności. Jednocześnie satysfakcja z pracy w obu grupach była bardzo wysoka. „To prawdopodobnie oznacza, że to właśnie dobrowolność przestrzegania zasad jest jedną z tajemnic sukcesu miękkich zakazów” – zakłada Chadi.

Opracowano na podstawie: https://phys.org/news/2021-06-effects-smartphone-workplace.html